Privacy Policy

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

Community Health Center of Cape Cod (CHC) strongly believes in safeguarding the privacy of our patients’ protected health information (PHI).  PHI is information which:

  • Identifies you (or can reasonably be used to identify you) and
  • Relates to your physical or mental health condition, the provision of health care to you or the payment for that care.

We are required by law to maintain the privacy of your PHI and to provide you with notice of our legal duties and privacy practices with respect to your PHI.  This Notice of Privacy Practices describes how we may collect, use and disclose your PHI, and your rights concerning your PHI.

Understanding Your Personal Health Information

Every time you visit the Health Center and are seen by a provider or receive other services a record is made of that visit. This medical record usually contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, and a plan for future care or treatment. The medical records for the Health Center are stored on paper or on computer.

Medical information may also be used and stored by other departments in the Health Center in the regular course of business. This information may be stored on paper or on computer. The Health Center also may receive information about your health from providers or facilities not part of CHC and store such information with your CHC medical record. All of this information is considered confidential and is subject to the protections mentioned in this privacy notice.

Your medical information is used for many purposes, including:

•           Planning your care and treatment

•           Communication among the health care providers who take care of you

•           Proving that services billed to your insurance company were actually provided

•           Helping to improve the quality of care provided to Health Center patients

•           Assisting public health officials in improving the health of the public

•           Providing a legal record of the care and treatment you received

Understanding what is in your PHI and how it is used helps you to:

•           Ensure its accuracy and completeness

•           Understand who, what, where, why, and how others may access your PHI

•           Make informed decisions about authorizing disclosures to others

•           Better understand the PHI rights detailed below

Your Individual rights

Your PHI is the property of the Health Center, but you or your legally recognized representative have the right to:

•           Obtain a paper copy of this notice upon request

•           Request a restriction on some uses and disclosures of the information contained in your medical record

•           Obtain a copy of your medical record

•           Request to make an amendment to your medical record

•           Receive an accounting or list of disclosures of your medical record

•           Request that we provide your health information to you in an alternative way or at an alternative location in a confidential manner

•           Revoke your authorization to use or disclose medical information except in cases where information has already been used or disclosed upon your previous authorization

The Health Center is required to:

•           Protect the privacy of your medical information

•           Provide you with a notice about our legal duties and privacy practices in regard to the information we collect and keep about you

•           Follow the terms of this notice

•           Let you know if we cannot agree to a requested restriction on the use or disclosure of your medical information

•           Let you know if we cannot agree to a requested amendment to your medical information

•           Agree to reasonable requests to communicate medical information by alternative means or at alternative locations than we usually use

The Health Center has the right to change the practices we follow. Should this happen we will let you know by having revised privacy notices posted and available at the Health Center.

We will not use or disclose your medical information except as described in this notice.

Examples of uses of medical information for treatment, payment, and health care operations

We will use your medical information for treatment

For example: Each time you visit the Health Center a record is made of the symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment and a plan for future care or treatment. All of the health care providers at CHC who take care of you are allowed to look at this information every time you return to the clinic for a visit or service.

We will use your medical information for payment

For example: When a bill is sent to an insurance company charging them for a visit it usually includes your name, other identifying information such as your date of birth and address, and information about the reason for your visit, the treatment given, and any supplies used.

We will use your medical information for regular health care operations

For example: The Health Center contracts with financial companies to audit the billing and payment processes. As part of auditing the billing and payment processes the contractor may need to review medical information related to the bill they are auditing. In all situations where a contractor or business associate receives access to protected health information, the Health Center requires the contracted person or company to protect the privacy of the medical information received. The Health Center may contact you to provide appointment reminders or information about health related benefits or services that may be of interest to you.

Health Information Exchange

The Health Center participates in Health Information Exchanges in order to share information securely and electronically with other providers and facilities involved in your care, including:

     Massachusetts Immunization System (MIIS) – patients may opt out from MIIS sharing their immunization history with other practices

     Massachusetts HIway – CHC uses Direct Messaging to communicate with some providers about your care. If the receiving provider’s Direct Message address is a Mass HIway address the patient information will be transmitted securely through the Mass HIway.  No data is stored on the Mass HIway. Direct Messaging is a secure, electronic means of communication that replaces methods like mail or fax.

      Epic Care Everywhere – Providers involved in a patient’s care who use the Epic Electronic Health Record system can share information securely. Information shared via Care Everywhere may include sensitive health information such as drug and alcohol abuse treatment or referral, mental health diagnosis and treatment, genetic testing, sexually transmitted illness diagnosis and treatment, and HIV/AIDS diagnosis and treatment. Patients may opt out from their information being shared via Epic Care Everywhere.

Use or disclosure of medical information without authorization

The Health Center is allowed by federal or state law or regulation to disclose medical information without authorization from the patient or legally recognized representative in the following circumstances:

•           In medical emergency situations medical information about a patient may be disclosed to another medical professional or facility taking care of the patient, and as necessary, to a patient’s family member

•           When a patient is being referred to another provider or facility for medical care, information that the receiving provider or facility needs to take care of the patient may be disclosed to the receiving facility

•           Insurance companies paying for services delivered to a patient are able to receive information about the services they are paying for

•           Licensing or accrediting agencies receive information about patients in order for them to decide if the Health Center is providing good medical care

•           The Health Center is required by state law to report suspected cases of abuse, neglect and domestic violence to state agencies; in such cases patient medical information may be disclosed to the state agency

•           When a person dies who has been a patient at the Health Center and the medical examiner is investigating the death the Health Center is required by state law to provide patient medical information to the medical examiner if he or she requests it

•           When a person has filed a claim with the Industrial Accident Board the Health Center may disclose patient medical information to the board if they request it

•           When information has been requested by a valid court order, the Health Center is required by law to disclose the information requested

•           The Health Center is required to report certain illnesses and conditions to state agencies overseeing the public health

•           If a health care provider thinks that a patient may harm another person or if a patient has made a threat to harm another person the health care provider may contact law enforcement authorities and disclose information about the patient and the threat(s)

•           The Health Center is required by law to provide information to the Food and Drug Administration (FDA) if requested to do so in regard to the quality, safety or effectiveness of products or activities regulated by the FDA

•           Employers are entitled by law to receive information related to medical surveillance of the workplace or to evaluate whether or not a person has a work related illness or injury

•           The law requires that the Health Center provide information to health oversight agencies if requested to do so

•           Certain requests from law enforcement agencies may be responded to

•           When there has been a disaster, the Health Center is allowed to share information as necessary to public or private agencies providing disaster relief

Business Associates

We provide some services through contracts with business associates. Examples include but are not limited to, paper shredding copy service to make copies of medical records, and the like. When we use these services, we may disclose your health information to the business associate so that they can perform the function(s) we have contracted with them to do. To protect your health information however, we require our business associates to appropriately safeguard your information.

CHC is a member of organized health care arrangements including participants in Massachusetts League of Community Health Centers (MLCHC) and OCHIN. A current list of OCHIN participants is available at www.ochin.org. As business associates of CHC, MLCHC and OCHIN are engaged in quality assessment and improvement activities on behalf of CHC and other network participants to establish best practice standards and assess clinical benefits that may be derived from the use of electronic health record systems.

OCHIN also supplies information technology and related services to CHC and other OCHIN participants. OCHIN helps participants work collaboratively to improve the management of internal and external patient referrals. Your personal health information bay be shared by CHC with other OCHIN participants or a health information exchange only when necessary for medical treatment or for the health care operations purposes of the organized health care arrangement. Health care operations can include among other things geocoding your residence location to improve clinical benefits you receive.

The personal health information may include past, present and future medical information as well as information outlined in the Privacy Rules. The information to the extent disclosed will be disclosed consistent with the Privacy Rules or any other applicable law as amended from time to time. You have the right to change your mind and withdraw this consent, however, the information may have already been provided as allowed by you. This consent will remain in effect until revoked by you in writing. If requested, you will be provided a list of entities to which your information has been disclosed.

Use or disclosure with authorization

Disclosures of information from your medical record other than those included in this privacy notice will be made upon your written authorization or the written authorization of the person legally able to act on your behalf.

For more information or to report a problem

If you have any questions about this notice or want more information you may contact the Compliance Officer at 508-477-7090.

If you think your privacy rights have been violated you can file a complaint with the Compliance Office by mail at Community Health Center of Cape Cod, 107 Commercial Street, Mashpee, MA 02649, or by calling the Compliance Officer at 508-477-4090. These calls will be confidential and will not adversely affect your relationship with CHC.

Notificação de Práticas de Privacidade aos Pacientes

Este aviso descreve como as informações médicas sobre você pode ser usada e divulgada e como você pode ter acesso a esta informação. Por favor, estude-a cuidadosamente.

Community Health Center of Cape Cod (CHC) acredita firmemente na proteção da privacidade de informações de saúde dos nossos pacientes (PHI – Protected Health Information). PHI é a informação que:

  • Identifica você (ou pode razoavelemente ser usado para identificá-lo) e
  • Refere-se a sua condição de saúde física ou mental, a prestação de cuidados de saúde para você ou o pagamento para esse cuidado.

Somos obrigados por lei a manter a privacidade da sua PHI e para fornecê-lo com aviso de nossas obrigações legais e práticas de privacidade com relação á sua PHI. Este Aviso de Práticas de Privacidade descreve como nós podemos coletar, usar e revelar a sua PHI, e os seus direitos sobre o seu PHI.

Compreendendo suas Informações médicas pessoais

Toda vez que você visitar o centro de saúde e ser visto por um clinico geral ou receber outros serviços um registro é feito da visita. Este registro geralmente contém seus sintomas, exames e os resultados dos testes, diagnósticos, tratamento, e um plano de cuidados e tratamentos futuro. Os registros médicos para o centro de saúde são armazenadas em papel ou no computador.

A informação médica também poderá ser usada e armazenada por outros departamentos no centro de saúde no curso normal dos negócios. Esta informação pode ser armazenada em papel ou no computador. O centro de saúde também pode receber informações sobre sua saúde de outros provedores ou outras instalações que não fazem parte do CHC e armazenar essas informações no seu prontuário médico do CHC. Todas essas informações são consideradas confidenciais e está sujeito as proteções mencionadas neste aviso de privacidade.

Sua informação médica é usada para muitos propósitos, incluindo:

  • Planejar o seu cuidado e tratamento
  • A comunicação entre os prestadores de cuidados de saúde que cuidam de você
  • Comprovar que os serviços faturados a sua companhia de seguros foram efetivamente prestados
  • Ajudar a melhorar a qualidade dos cuidados prestados aos pacientes do centro de saúde
  • Ajudar as autoridades de saúde pública na melhoria da saúde da população
  • Fornecer um registro legal do cuidado e tratamento que você recebeu

Entenda o que está no seu PHI e como ele é usado para ajudar você a:

  • Certificar-se de sua exatidão e integridade
  • Compreender quem, o quê, onde, porquê, e como os outros podem acessar o seu PHI
  • Tomar decisões de como autorizar a divulgação para os outros
  • Compreender melhor os direitos PHI detalhadas abaixo

Seus direitos individuais

O PHI é a propriedade do centro de saúde, porém você ou o seu representante legalmente reconhecido tem o direito de:

  • Obter uma cópia em papel do presente aviso, mediante pedido
  • Solicitar uma restrição em alguns usos e divulgações de informações contidas em seu prontuário médico
  • Obter uma cópia de seu registro médico
  • Solicitar uma emenda ao seu prontuário médico
  • Solicitar uma prestação de contas ou lista de divulgação de seu protuário médico
  • Solicitar que nós fornecemos suas informações de saúde para você de forma alternativa ou em local alternativo, de uma forma confidencial
  • Revogar a sua autorização para usar ou divulgar informações médicas, exceto nos casos em que informações já foram utilizadas e comunicadas sobre sua prévia autorização

O centro de saúde é obrigado a:

  • Proteger a privacidade de sua informação médica
  • Proporcionar-lhe um aviso sobre nossas obrigações legais e práticas de privacidade em relação as informações que coletamos e mantemos a seu respeito
  • Seguir os termos do presente anúncio
  • Deixar você saber se não podemos concordar com a solicitação de restrição sobre o uso ou divulgação de suas informações médicas
  • Deixar você saber se não podemos concordar com a alteração solicitada a sua informação médica
  • Concordar com pedidos razoáveis para comunicar informação médica por meios alternativos ou em locais alternativos do que normalmente usamos

O centro de saúde tem o direito de alterar as práticas que se seguem. Caso isto aconteça, vamos deixá-lo saber por uma notificação que será publicada e disponível no centro de saúde.

Nós não vamos usar ou divulger suas informações médicas, exceto conforme descrito no presente aviso.

Exemplos de usos de informação médica para tratamento, pagamento e operações de cuidados de saúde

Nós usaremos sua informação médica para o seu tratamento                                                         Por exemplo: Cada vez que você visitar o centro de saúde um registro será feito dos sintomas, exames e os resultados dos testes, diagnósticos, tratamento e um plano de cuidados ou de tratamento futuro. Todos os prestadores de cuidados de saúde no CHC que cuidam de você estão autorizados a olhar para estas informações cada vez que você retornar à clínica para uma consulta ou serviço.

Nós usaremos sua informação médica para o pagamento                                                                 Por exemplo: Quando uma fatura é enviada para uma companhia de seguros para uma visita, geralmente, inclui o seu nome, outras informações de identificação, como sua data de nascimento e endereço, e informações sobre o motivo de sua visita, o tratamento dado, e qualquer fornecimentos utilizados.

Nós usaremos sua informação médica para operações regulares de cuidados de saúde            Por exemplo: Os contratos do centro de saúde com empresas financeiras para auditorar os processos de faturamento e pagamento. Como parte da auditoria de processos de faturamento e de pagamento do contratante poderá ter de rever a informação médica relacionada ao projeto de lei que estão a auditorar. Em todas as situações onde um associado contratante ou empresa recebem acesso a informações de saúde protegidas, o centro de saúde exige que a pessoa ou empresa contratada proteja a privacidade da informação médica recebida. O centro de saúde pode entrar em contato para fornecer lembretes de compromissos ou informações sobre os benefícios de saúde ou serviços que possam ser do seu interesse.

Health Information Exchange

O Centro de Saúde participa de várias trocas de informações de saúde, a fim de compartilhar informações de forma segura e eletrônica com outras clínicas envolvidas em seus cuidados, incluindo:

     Massachusetts Immunization Information System (MIIS) – os pacientes podem optar por sair do MIIS, compartilhando seu histórico de vacinação com outras clínicas.

     Massachusetts HIway – O CHC usa o Direct Messaging(mensagem direta) para se comunicar com alguns clínicos sobre seus cuidados. Se o clínico que estiver recebendo a  mensagem tiver o endereço no Mass HIway, as informações do paciente serão transmitidas de forma segura por meio do Mass HIway. Nenhum dado é armazenado no Mass HIway. Mensagem direta é um meio seguro e eletrônico de comunicação que substitui métodos como o correio ou o fax.

     Epic CareEverywhere – Clínicos envolvidos nos cuidados de um paciente que utilizam o sistema Epic Electronic Health Record,  podem compartilhar informações com segurança. As informações compartilhadas via Care Everywhere podem incluir informações sensíveis de saúde, como tratamento ou encaminhamento de abuso de drogas e álcool, diagnóstico e tratamento em saúde mental, testes genéticos, diagnóstico e tratamento de doenças sexualmente transmissíveis, e diagnóstico e tratamento do HIV/AIDS. Os pacientes podem optar por não compartilhar suas informações através da Epic Care Everywhere.

Os pacientes podem optar por não compartilhar suas informações por meio de cada um desses serviços de troca de informações.

Uso ou divulgação de informação médica sem autorização

O centro de saúde é permitido por lei federal ou estadual ou por regulamento, a divulgar informações médicas sem a autorização do paciente ou representante legalmente reconhecido, nas seguintes circunstâncias:

  • Em situações de emergência médica informações médicas sobre o paciente podem ser divulgadas a outro professional médico ou outra facilidade para cuidar do paciente, e, se necessário, ao membro da familía de um paciente
  • Quando um paciente está sendo encaminhado para outro provedor ou facilidade de cuidados medicos, informações que o fornecedor ou facilidade receberem para cuidar do paciente podem ser divulgadas para instalações receptoras
  • As empresas de seguros que pagam por serviços prestados a um paciente são capazes de receber informações sobre os serviços que estão pagando
  • Agências de licenciamento ou credenciamento podem receber informações sobre os pacientes para que eles decidam se o centro de saúde está prestando bons cuidados médicos
  • O centro de saúde é exigido por lei estadual para denunciar casos suspeitos de abuso, negligência e violência doméstica para as agências estaduais, em caso tais informações médicas do paciente podem ser divulgadas à agência estadual
  • Quando uma pessoa morre, que tem sido um paciente do centro de saúde e o médico legista está investigando a morte, o centro de saúde é exigido por lei estadual para fornecer informações médicas do paciente para o médico legista se ele ou ela o necessite
  • Quando uma pessoa entrar com uma reclamação com o Conselho de Acidente de Trabalho, o centro de saúde pode revelar informação médica do paciente para o conselho se solicitá-lo
  • Quando a informação for solicitada por uma ordem judicial válida, o centro de saúde é obrigado por lei a divulgar a informação solicitada
  • O centro de saúde é obrigado a relatar certas doenças e condições para as agências estaduais supervisionar a saúde pública
  • Se um prestador de cuidados de saúde pensa que um paciente pode prejudicar outra pessoa ou se o paciente fez uma ameaça de prejudicar outra pessoa, o prestador de cuidados pode contactar as autoridades policiais e divulgar informações sobre a ameaça
  • O centro de saúde é obrigado por lei a fornecer informações ao Food and Drug Administration (FDA), se solicitado a faze-lo em relação à qualidade, segurança ou eficácia dos produtos ou atividades regulamentadas pelo FDA
  • Os empregadores têm o direito por lei de receber informações relacionadas à vigilância médica do local de trabalho para avaliar se a pessoa tem uma lesão ou doença relacionada ao trabalho
  • A lei exige que o centro de saúde forneça informações para órgãos de fiscalização de saúde, se solicitado a fazê-lo
  • Os pedidos de certos órgãos de aplicação da lei podem ser respondidos
  • Em caso de algum desastre, o centro de saúde é permitido a compartilhar informações para órgãos públicos ou privados, proporcionando alívio nesses casos

CHC é membro de centros de saúde organizados, incluindo participantes da Liga de Massachusetts dos Centros Comunitários da Saúde (MLCHC) e OCHIN. A lista atual de participantes da OCHIN está disponível em www.ochin.org. Como negócios relacionados do CHC, MLCHC e OCHIN, eles estão envolvidos em atividades de avaliação e melhoria de qualidade em nome do CHC e de outros participantes da rede para estabelecer padrões de boas práticas e avaliar benefícios clínicos que podem ser derivados do uso de registros eletrônicos de saúde.

A OCHIN também fornece informação tecnologica e serviços relacionados ao CHC e outros participantes da OCHIN. A OCHIN ajuda os participantes a trabalhar de forma colaborativa para melhorar a gestão dos encaminhamentos internos e externos dos pacientes. Suas informações pessoais de saúde podem ser compartilhadas pelo CHC com outros participantes da OCHIN, ou como uma troca de informações somente quando necessário para tratamento médico, ou para fins operacionais do arranjo organizado de cuidados de saúde. As operações de saúde podem incluir, entre outras coisas, geocodificação de sua área residêncial para melhorar os benefícios clínicos que você recebe.

As informações de saúde pessoal podem incluir informações médicas passadas, presentes e futuras, assim como informações descritas nas Regras de Privacidade. A extensão das informações, serão descritas na medida e serão divulgadas de acordo com as Regras de Privacidade ou qualquer outra lei aplicável, conforme alterado de tempos em tempos. Você tem o direito de mudar de ideia e recusar esse consentimento, no entanto, as informações já podem ter sido fornecidas conforme permitido por você. Este consentimento permanecerá em vigor até que seja revogado por você por escrito. Se solicitado, você receberá uma lista de entidades às quais suas informações foram divulgadas.

Uso ou divulgação com autorização

Divulgação de informações de seu prontuário médico para além dos incluídos neste aviso de privacidade será feito mediante sua autorização por escrito ou mediante autorização escrita da pessoa legalmente capaz de agir em seu nome. 

Para mais informações ou para relatar um problema

Se você tiver alguma dúvida sobre este aviso ou quiser mais informações pode contactar o Compliance Officer no 508 477-7090.

Se você acha que seus direitos de privacidade foram violados, você pode fazer uma reclamação com o Compliance Office por email ao Community Health Center of Cape Cod, 107 Commercial Street, Mashpee, MA 0264, ou ligando para o Compliance Officer no 508 477 4090. Estas chamadas serão confidenciais e não afetará o seu relacionamento com o CHC.